Балансирование портфеля проектов

Проектный офис, Управление проектами

Некоторые организации тратят слишком много времени на внутренние проекты и забывают об извлечении прибыли, некоторые осторожничают и берут в работу лишь низко-рискованные, а значит низко-прибыльные проекты, а другие в основном фокусируются на стратегических проектах, пренебрегая краткосрочными тактическими потребностями. Применение точек баланса позволяет лучшим образом оптимизировать портфель проектов.

Модель портфеля проектов базируется на модели финансового портфеля. Важной концепцией в управлении финансовым портфелем является балансирование активов. Балансирование позволяет распределить ваши финансовые риски. К примеру, вы руководствуетесь общим правилом не вкладывать все средства в один фонд. Вы также не хотите вкладывать все средства в один инвестиционный сектор. Многие люди, инвестировавшие свои деньги в высокие технологии, к примеру, сильно обожглись в начале этого десятилетия. Вместо этого вы можете распределить (диверсифицировать) ваши инвестиции между личными фондами, акциями, облигациями, недвижимостью и т.д., тем самым существенно снизив риски и повысив доходность. 
 
Ваш портфель проектов должен быть сбалансирован также, как и финансовый портфель. Когда вы читаете о балансировании портфеля, большинство литературы сфокусировано на балансировании рисков. Например, вы можете сбалансировать процент проектов, которые вы принимаете в работу, основываясь на величине их рисков: высоко-рискованные, средне-рискованные и низко-рискованные. Верно то, что вы вряд ли захотите принимать в работу слишком много высоко-рискованных проектов. Но верно также и то, что проекты с большими рисками обеспечивают большую прибыль (если проект высоко-рискованный, и при этом обеспечивает низкую прибыль, в нем вообще нет смысла). Поэтому вероятно вы захотите иметь в своем портфеле определенный процент высоко-рискованных проектов. Термин «точка баланса» обозначает оптимальный целевой процент для балансирования вашего портфеля. 
 
Предположим, вы распределяете 90% ваших средств на низко-рискованные проекты. Ваша управленческая команда может принять сознательное решение идентифицировать и спонсировать больше высоко-рискованных проектов таким образом, чтобы через два года вы достигли баланса 60% низко-рискованных проектов, 20% средне-рискованных и 20% высоко-рискованных проектов. Эти целевые проценты (60, 20, 20) являются точками баланса. 
Подводя итог вышесказанному - балансирование портфеля гораздо шире, чем балансирование рисков. Вы можете использовать точки баланса для того, чтобы оценивать набор интересующих вас факторов при составлении портфеля проектов. Например, вы можете балансировать по следующим аспектам: 
  • Корпоративные проекты по отношению к периферийным. Если в вашей компании есть главный офис и периферийные, вы удивитесь, как много средств выделяется на проекты главного офиса, несмотря на тот факт, что в основном периферийные офисы генерируют прибыль. Если вы сможете понять это распределение средств сегодня, в будущем вы сможете изменить его при помощи точек баланса.
  • Стратегические проекты по отношению к тактическим. Некоторые организации принимают в работу слишком много стратегических проектов. Так как стратегические проекты традиционно являются более долгосрочными, они загружают ресурсы на длительное время. В результате реализация тактических (кратко-срочных) проектов затрудняется. Некоторые организации слишком фокусируются на коротких, т.е. тактических проектах и испытывают сложности с достижением своих стратегических целей. Понимание того, как вы распределяете ресурсы на текущий момент, поможет вам определить точки баланса, которые вы сможете достичь в будущем.
  • Технические проекты по отношению к бизнес-ориентированным. Одни компании тратят очень много денег на свои внутренние ит-инициативы и лишают бизнес возможности генерировать прибыль. Другие компании минимизируют свои ит-проекты и таким образом создают препятствия для бизнеса посредством устаревшей инфраструктуры и инструментов. Если вы знаете, сколько вы тратите на каждую категорию проектов, вы сможете установить оптимальные точки баланса для того, чтобы достичь их в будущем.
Таким образом, основной аспект при добавлении проекта в портфель - это комбинация его бизнес ценности и соответствия целям и стратегии компании. Балансирование – более сложный принцип, однако его применение может оказать огромный эффект на изменение организационной культуры вашей компании и создание оптимального портфеля проектов. Балансирование требует дисциплины, так как проект, который раньше получил бы одобрение, сейчас может быть отвергнут для того, чтобы вы смогли следовать установленным точкам баланса. 
 
Балансирование – важная концепция в управлении портфелем проектов для зрелых организаций, но помните, она состоит в гораздо большем, чем просто в балансировании рисков.

Автор: Том Мочал , PMP, президент TenStep, компании, фокусирующейся на развитии проектной методологии, тренингах и консалтинге

Блог компании

Четыре мифа об управлении бюджетом проекта

В статье представлены четыре ложных (но удивительно распространенных) предположения об управлении бюджетом проекта и рекомендации, как избежать страшных последствий этих предположений.

Летний Аналитический Фестиваль 2015

20 и 21 июня в городе Иваново прошел ежегодный летний двухдневный фестиваль системных аналитиков ЛАФ-2015. В 2015 году он проводился уже в шестой раз.

Информационные системы управления проектами (ИСУП)

Информационная система управления проектами – инструмент для автоматизации управления проектами посредством использования специально настроенного под нужды компании программного обеспечения, которое позволяет повысить эффективность проектного управления в компании.