Бюджет под контролем

Управление бюджетом, Управление проектами

У вашего руководства и ваших клиентов зачастую разные критерии, по которым они судят об успехе проекта, однако бюджет проекта привлекает внимание обеих сторон. В данной статье перечислены пять способов управления бюджетом в соответствии с ожиданиями вашего руководства и ваших клиентов.

Зачастую руководство компании и клиенты используют различные наборы критериев для оценки руководителей проектов. Топ-менеджмент хочет видеть своевременные поставки, выполненные в рамках бюджета, запросы на изменения и удовлетворенных клиентов (или отсутствие жалоб со стороны клиентов). Большинство заказчиков хотят избежать запросов на изменения, связанных с увеличением бюджета. Они хотят получить работающее решение вовремя и не хотят за него переплачивать. Для многих заказчиков своевременная сдача проекта не является важнейшим приоритетом, так как они понимают, что их нужды и запросы сдвигают сроки проекта. Обычно они более обеспокоены функциональностью и стоимостью.

Управление бюджетом является общим критерием, определяющим удовлетворенность и исполнителей, и заказчиков, который ведет к восприятию фактической стоимости проекта всеми заинтересованными лицами, включая представителей клиента. Управляйте этим бюджетом правильно и в большинстве случаев вас будут считать успешным руководителем проекта, вне зависимости с какой стороной вы работаете.

Давайте рассмотрим пять способов удержания бюджета в рамках планов и ожиданий.

1. Регулярно отслеживайте бюджет и делайте прогноз для заказчика

Перед тем как вы включитесь в проект, вы должны принять решение о том, каким образом информировать клиента о деталях расходования бюджета (либо о том, информировать ли его вообще). Так как клиент платит по счетам и, в действительности, является полноправным участником процесса, я настоятельно рекомендую держать его в курсе расходования бюджета на протяжении всего проекта. Клиенты обычно не любят сюрпризов, поэтому плохой практикой является внезапное сообщение клиенту новости о том, что хотя до завершения проекта осталось два месяца работ, бюджет уже весь исчерпан.

Если заказчик еженедельно получает от вас сведения о том, в каком состоянии находится бюджет проекта и каким образом запрошенные им изменения повлияли на первоначальный бюджет, он по сути принимает на себя практически равную вашей ответственность за расход средств. Помните, заказчики хотят, чтобы вы добились успеха, так как это в последствии позволит добиться успеха и им. Кроме того, они хотят, чтобы вы и ваша команда добились этого наиболее эффективным и экономичным образом. Держите их вовлеченными в процесс и обеспечьте их участие в принятии решений на протяжении всего проекта. Чем меньше сюрпризов, тем счастливее клиент.

2. Регулярно отслеживайте бюджет и делайте прогноз расходов вместе с проектной командой

Таким же важным, как и регулярное отслеживание бюджета совместно с заказчиком, а возможно даже более важным, по крайней мере в некоторых организациях, является отслеживание бюджета с проектной командой. Почему? Потому, что скорее всего вы управляете высококвалифицированными ресурсами, чьи таланты используются другими менеджерами проектов на других одновременно идущих с вашим проектах. Также как вы можете управлять пятью или шестью проектами, ваш ведущий разработчик или бизнес аналитик может работать параллельно на трех-четырех проектах.

Здесь я собираюсь сделать несколько предположений, основанных на моем многолетнем опыте. Когда неделя подходит к концу и вам приходится заняться учетом проектного времени, зачастую вы делаете приблизительную оценку только в пятницу утром, не так ли? Конечно же, я полагаю, это не всегда так, однако 90% из нас не учитывают свое проектное время ежечасно или даже ежедневно. Мы это делаем в пятницу после полудня или, и того хуже, в понедельник утром, когда нам звонит бухгалтерия.

Внимание! Экстренное сообщение! Ваши технические ресурсы на проекте поступают также. И хотя они не помнят, на что был потрачен каждый рабочий час на прошлой неделе, они знают, что работали 60 часов, и эти 60 часов будут списаны на проекты тем или иным образом. Если вы не относитесь к тем руководителям проектов, которые внимательно управляют своими ресурсами, планами и бюджетом, значит именно на ваш проект они спишут свои "серые" часы - то есть, те часы, которые они отработали, но по которым не помнят точно, что они делали. Если они знают, что вы вольно относитесь к управлению бюджетом, на Ваш проект пойдут все эти часы, и в один прекрасный момент вы почувствуете, что с точки зрения бюджета, Вас приперли к стенке, хотя по всем остальным параметрам проект идет великолепно.

Таким же образом, если они знают, что вы тщательно следите за бюджетом и отчитываетесь по нему не только им, но и клиенту, они будут более внимательно относится ко времени, списываемому на ваш проект. Еженедельно следите сколько времени списывается на Ваш проект, контролируйте, чтобы объем списанных трудозатрат соответствовал плановым. Обсуждайте бюджет с командой на еженедельных проектных встречах перед подготовкой отчета по бюджету для клиента. Вовлечение команды в обсуждение бюджета позволит Вам исключить ситуацию, когда бесхозные часы оседают на Вашем проекте.

3. Железным кулаком управляйте содержанием проекта

Во время официальной встречи по старту проекта с Вашей командой и клиентом вы рассматриваете содержание проекта, перечень работ, а также график работ. С этого дня с помощью своей профессиональной команды уделяйте пристальное внимание нуждам и требованиям клиента, которые не входят в ранее согласованное содержание проекта.

Если изменения находятся вне первоначального содержания проекта и влияют на стоимость и сроки проекта, предложите их заказчику в виде запроса на изменение. Если это важно для заказчика, он заплатит, если нет, он пропустит этот запрос, и изменение не повлияет на график и бюджет проекта. В любом случае, вы выигрываете.

Запросы на изменения обычно выливаются в расширение бюджета, тем самым предотвращая ситуацию, когда изменения содержания проекта приводят к выходу за рамки бюджета. К тому же, вы реализуете изменение, в отношении которого клиент не только признает, что оно лежит вне первоначального содержания, но и то, что это изменение действительно необходимо для проекта. Также в качестве жеста доброй воли рекомендуется делать различные бесплатные доработки, если бюджет это позволяет. В конечном счете, удовлетворенность клиента - это то, что волнует нас больше всего.

4. Обеспечьте вовлеченность ресурсов

Обеспечение вовлеченности ресурсов в проект приводит к меньшей текучке персонала, и как следствие, к меньшим потерям производительности. Большая ротация кадров означает дополнительные затраты на подбор нового персонала и на передачу знаний.

Проводите работу с вашим топ-менеджментом, чтобы минимизировать негативный эффект от перемещения ресурсов, а также его последствия. Объясните ваши опасения в отношении бюджета и критическую важность данного конкретного ресурса для клиента . Вы не сможете победить в каждой битве за ресурсы, однако не делайте из этого тайну - заказчик это оценит и топ-менеджмент не будет слишком поспешно обвинять вас, если проект слегка превысит бюджет из-за смены ресурсов.

5. Отслеживайте проблемы и риски

Отслеживание проблем и рисков совместно с обеими проектными командами на протяжении всего проекта определенно позволяет сократить бюджетные риски. Чем больше все осведомлены о потенциальных проблемах и рисках, тем лучше проектные команды будут готовы к ослаблению влияния рисков, в случае если они случатся. Подготовка и коммуникации имеют большое значение в управлении рисками и инцидентами, что существенно снижает вероятность сюрприза, который может смести весь ваш проектный бюджет.


Автор: Брэд Эгеланд , консультант по управлению ИТ-проектами, обладает более чем 24-летним опытом в разработке и управлении ведущими инициативами в широчайшем спектре отраслей бизнеса

Блог компании

Четыре мифа об управлении бюджетом проекта

В статье представлены четыре ложных (но удивительно распространенных) предположения об управлении бюджетом проекта и рекомендации, как избежать страшных последствий этих предположений.

Летний Аналитический Фестиваль 2015

20 и 21 июня в городе Иваново прошел ежегодный летний двухдневный фестиваль системных аналитиков ЛАФ-2015. В 2015 году он проводился уже в шестой раз.

Информационные системы управления проектами (ИСУП)

Информационная система управления проектами – инструмент для автоматизации управления проектами посредством использования специально настроенного под нужды компании программного обеспечения, которое позволяет повысить эффективность проектного управления в компании.